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E-Mail Archivierung

E-Mails spielen in Unternehmen der Industrie und Wirtschaft eine immer grösser werdende Rolle und werden dennoch häufig in ihrer rechtlichen Bedeutung unterschätzt. Dies geschieht jedoch völlig zu Unrecht, da diese absolut rechtsrelevant sind und es aus diesem Grund für deren Aufbewahrung und Speicherung inzwischen zahlreiche Vorschriften gibt.
Die entsprechenden Vorschriften wurden von unserem Gesetzgeber leider nicht in einem einzelnen Gesetz (oder einigen aufeinanderfolgenden Paragraphen) verankert. Damit ergibt sich ein unglaublich unübersichtliches Geflecht aus Artikeln, Paragraphen und Vorschriften. Besondere Handlungsverpflichtungen sind unter anderem in §§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff. AO beschrieben. Selbstverständlich sind aber auch die Vorschriften der GDPdU zu beachten.

Allein hierdurch ergibt sich die Komplexität der E-Mail Archivierung. Aus diesem Grund arbeiten wir mit hochspezialisierten Anwälten und Software-Herstellern zusammen um diesem Thema gerecht zu werden. Dadurch haben wir die Möglichkeit, Ihnen dabei zu helfen, alle gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Letzten Endes kann jedes Unternehmen die Methode, revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten, selbst wählen. Zwei Punkte sollten aber in jedem Fall unbedingt beachtet werden:
- Die Verantwortung, wie und wo etwas archiviert ist, liegt immer bei der Geschäftsführung des Unternehmens, welche im Zweifel auch privat haftbar gemacht werden kann.
- Die gewählte E-Mail-Archivierungs-Lösung sollte auf alle Fälle durch ein unabhängiges Wirtschaftsprüfungsunternehmen mit Sitz in Deutschland auf die jeweiligen Bestimmungen geprüft und zertifiziert werden.

Unsere Leistungen

Wir begleiten Sie von der Beratung und Planung bis hin zur Umsetzung und Betreuung der E-Mail Archivierungs-Lösung. Wir analysieren die in Ihrem Unternehmen vorhandenen internen Arbeitsprozesse, die von den gesetzlichen Bestimmungen betroffen sind und beraten Sie ausführlich und individuell, um alle Gesichtspunkte bei der Einführung einer E-Mail Archivierungs-Lösung zu beachten. Um den gesetzlichen Vorgaben im Bezug auf die Nutzung privater E-Mails gerecht zu werden, stellen wir Ihnen außerdem Dokumente zur Einschränkung privater E-Mails zur Verfügung, da Sie ansonsten aufgrund der Gesetzeslage nicht auf archivierte E-Mails von Mitarbeitern zugreifen dürfen.
Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch Cloudservices an: Ihr E-Mail Archiv wird in ein deutsches Rechenzentrum ausgelagert und dort gesichert.

Technische Herausforderungen

Revisions- und Rechtssicherheit bedeutet, dass die E-Mail Daten nachweislich unveränderbar gehalten werden müssen. Somit ist es nötig, auf spezielle Verfahren zurück zugreifen, mit welchen sichergestellt wird, dass Daten nicht unbemerkt verändert werden können. Eine weitere Möglichkeit ist, dass auf Speichersysteme zurückgegriffen wird, welche eine Veränderung der Daten entweder nicht oder nur versioniert zulassen und somit jede Änderung protokolliert und nachvollzogen werden kann. Diese Anforderungen erfüllen wir z.B. mit der Software MailStore oder EMC SourceOne sowie den EMC Centerra Archivierungssystemen.

Outlook Auto-Archvierung und Co.

Bei dieser Variante der E-Mail-Archivierung geht es darum, die E-Mails an einem anderen Speicherort zu archivieren, um den E-Mail- Server und Client zu entlasten. Dies ist zwar nützlich, da hierdurch die Datenbanken der Mailsysteme kleiner und somit schneller werden, allerdings erfüllen solche „Archivierungen“ nicht die Anforderungen der gesetzlichen Archivierungspflicht. Die Archivfunktion von Outlook, Tobit, Groupwise, Zarafa Archiver usw. lässt nämlich weiterhin Veränderungen in den Mails zu.