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E-Mail Archivierung

Die Bedeutung, die E-Mails in Unternehmen spielen, kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Dennoch ist es leider eine Tatsache, dass die rechtliche Relevanz oft nicht ernst genug genommen wird. Das ist aber leider ein Fehler, da E-Mails juristisch relevant sein können. Daher gibt es für Aufbewahrung und Speicherung eine Sammlung an Regelungen. Der Gesetzgeber hat eine Vielzahl an Vorschriften beschlossen, aber leider nicht in einem einzigen Gesetz. Vielmehr handelt es sich um ein Paragrafengeflecht, das relativ unübersichtlich wirkt. Die besonderen Handlungsverpflichtungen für Unternehmen ergeben sich beispielsweise aus §§ 238 ff. sowie § 257 HGB oder aus § 140 ff. AO. Auch die einschlägigen Verordnungen müssen beachtet werden. Damit ist deutlich, dass die E-Mail-Archivierung ein komplexes Themenfeld ist, dass das Unternehmen alleine schlicht überfordern würde. Und dies ist der Punkt, an dem wir ins Spiel kommen: Aufgrund unserer Zusammenarbeit mit Softwareherstellern und spezialisierten Anwälten ist es uns möglich, Ihnen zu helfen, um alle gesetzlichen Auflagen erfüllen zu können. Im Prinzip stehen Ihnen als Unternehmen zwei Möglichkeiten offen, um die "revisionssichere E-Mail-Archivierung" zu gewährleisten. Dabei sollten Sie sich aber zwei wesentliche Punkte vor Augen halten:

Die Verantwortung dafür, was wo und wie archiviert wird, liegt stets beim Geschäftsführer. Dieser kann im Extremfall sogar privat haftend gemacht werden.
Für welche Archivierungslösung Sie sich auch entscheiden: Achten Sie darauf, dass der Anbieter von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfungsunternehmen, das seinen Sitz in Deutschland hat, geprüft und zertifiziert wurde.

Wie wir Sie unterstützen:

Wir sind von den ersten Planungsschritten bis zur Umsetzung Ihr verlässlicher Partner und Begleiter. Das bedeutet, dass wir zunächst Ihr Unternehmen analysieren, um zu überprüfen, ob Ihre internen Arbeitsprozesse von den gesetzlichen Bestimmungen betroffen sind. Dabei beraten wir Sie ausführlich und individuell, um alle Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Zusätzlich dazu stellen wir Ihnen Dokumente zur Verfügung, ohne die der Zugriff und die Archivierung der privaten Mails Ihrer Mitarbeiter nicht möglich wären. Selbstverständlich bieten wir auch Cloud-Services an. Sie müssen die Daten als nicht intern auf eine Festplatte sichern, alles geschieht vollautomatisch über das Internet. Ihre Daten landen letztendlich in einem deutschen Rechenzentrum, das nach den deutschen Vorgaben arbeitet. Somit ist höchste Sicherheit gegeben.

Die technischen Herausforderungen

Die Daten müssen rechts- und revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet, dass eine nachträglich Änderung nicht mehr stattfinden darf. Daher muss auf spezielle Verfahren zurückgegriffen werden, die sicherstellen, dass keine nachträglich Änderung oder Verfälschung möglich ist. Es können auch Speichersysteme gewählt werden, die eine Änderung überhaupt oder nur versioniert zulassen. Jede Änderung ist also nachvollziehbar, selbstverständlich werden auch die entsprechenden Protokolle erstellt. Tools, die mit diesen Herausforderungen zurechtkommen, sind beispielsweise MailStore oder EMC SourceOne sowie die EMC Centera Archivierungssystem.

Archivierung von Outlook und anderen Mailprogrammen

Es geht darum, E-Mails an einem anderen Speicherort unterzubringen, um den laufenden Betrieb von E-Mail-Service und -Client zu entlasten. Die Mailsystem werden dadurch zwar kleiner und schneller, aber diese "Archivierungen" erfüllen keinesfalls die Voraussetzungen, die für die gesetzliche Archivierungspflicht notwendig sind. Sie können nämlich aus Outlook, Groupwise oder Tobi archivieren, allerdings ist die nachträgliche Änderung möglich. Eine Übersicht der juristischen Quellen zur E-Mail-Archivierungspflicht: