Eine Grafik mit rotem Hintergrund, die eine digitale IT-Struktur in einem abstrakten Design darstellt. Geeignet für technische Themen.
Phishing-Mails tarnen sich als Nachrichten bekannter Absender: Banken, Paketdienste, Software-Hersteller oder der eigene IT-Dienstleister. Die Angreifer wollen Zugangsdaten abgreifen, Schadsoftware verteilen oder Zahlungen umleiten. Wer Phishing-Mails erkennen will, prüft vor allem die Absenderadresse. Wie das geht, zeigen wir am Beispiel unserer eigenen Adressen.
Das Wichtigste in Kürze
- Phishing-Mails nutzen bekannte Namen, damit Empfänger weniger genau hinsehen. Das kann jeden Absender treffen, auch mars solutions.
- Der angezeigte Name einer Mail ist frei wählbar und beweist nichts. Aussagekräftig ist nur die Absenderadresse.
- Betrüger nutzen Domains, die der echten zum Verwechseln ähnlich sehen, etwa mit einem fehlenden Buchstaben oder einem großen i statt eines kleinen L.
- Seriöse Absender fordern Sie nie per Mail auf, ein Kennwort einzugeben oder eine Rechnung an eine neue Bankverbindung zu zahlen.
- Im Zweifel fragen Sie beim Absender über einen bekannten Weg nach, etwa über die Telefonnummer, die Sie schon kennen.
So tarnen sich Phishing-Mails
Phishing-Mails wirken echt, weil sie Namen, Logos und Tonfall bekannter Absender übernehmen. Der Empfänger erwartet vielleicht ohnehin eine Rechnung, eine Paketnachricht oder eine Rückfrage zu einem Ticket und prüft entsprechend weniger genau. Darauf setzen die Angreifer.
Den Namen, der im Postfach als Absender erscheint, kann jeder frei eintragen. Dazu kommen Domains, die der echten zum Verwechseln ähnlich sehen, und Texte, die Zeitdruck erzeugen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt die genaue Prüfung des Absenders deshalb als ersten Schritt, um Phishing zu erkennen.
Gut zu wissen
Angreifer können auch den Namen mars solutions für gefälschte Mails verwenden. Eine Mail mit unserem Namen im Absender stammt deshalb nicht automatisch von uns. Wie Sie das prüfen, zeigen die folgenden Abschnitte am Beispiel unserer eigenen Adressen.
Echte Absender am Beispiel mars solutions
Jedes Unternehmen versendet seine Mails von festen Domains. Bei mars solutions sind das ausschließlich diese beiden:
- @mars-solutions.de
- @mars-group.de
Meist schreiben wir Ihnen von diesen vier Adressen:
| Adresse | Wofür |
|---|---|
| helpdesk@mars-solutions.de | Technischer IT-Support, Tickets und Rückfragen zu Ihren Anfragen |
| it-notfall@mars-solutions.de | Soforthilfe bei IT-Notfällen |
| vertrieb@mars-solutions.de | Angebote, Verträge und Lizenzen |
| verwaltung@mars-solutions.de | Rechnungen und kaufmännische Fragen |
Daneben erhalten Sie auch Mails von anderen Adressen, etwa direkt von Ihrem Ansprechpartner. Auch diese enden immer auf @mars-solutions.de oder @mars-group.de.
Wichtiger Hinweis
Kommt eine Mail von einer anderen Domain, stammt sie nicht von uns. Das gilt auch dann, wenn als Name „mars solutions“ angezeigt wird.
Phishing-Mails erkennen in fünf Schritten
Die folgenden fünf Prüfungen dauern zusammen weniger als eine Minute und funktionieren bei jeder Mail. Als Beispiel dienen unsere Adressen.
1
Anzeigename und Absenderadresse unterscheiden
Jede Mail hat zwei Angaben zum Absender. Der Anzeigename ist der Text, den Ihr Mailprogramm groß anzeigt, etwa „mars solutions Support“. Die Absenderadresse ist die eigentliche E-Mail-Adresse, etwa helpdesk@mars-solutions.de.
Den Anzeigenamen kann jeder frei wählen. Ein Betrüger schreibt dort einfach einen bekannten Namen hinein. Aussagekräftig ist nur die Adresse:
| Anzeigename | Absenderadresse | Ergebnis |
|---|---|---|
| mars solutions Helpdesk | helpdesk@mars-solutions.de | Echt, von uns |
| mars solutions Helpdesk | support@rechnung-portal.com | Gefälscht, nicht von uns |
So sehen Sie die Absenderadresse:
- Outlook am PC: Die Adresse steht meist in spitzen Klammern hinter dem Namen, etwa mars solutions Helpdesk <helpdesk@mars-solutions.de>. Sehen Sie nur den Namen, klicken Sie darauf. Die Kontaktkarte zeigt dann die vollständige Adresse.
- Outlook im Browser: Fahren Sie mit der Maus über den Namen oder klicken Sie darauf. Die Adresse erscheint im eingeblendeten Fenster.
- Smartphone: Tippen Sie auf den Absendernamen. Erst dann zeigt die App die vollständige Adresse an.
Fehlt die Adresse ganz oder lässt sie sich nicht anzeigen, behandeln Sie die Mail als verdächtig.
2
Die Domain genau lesen
Betrüger nutzen gern Adressen, die echt aussehen. Achten Sie auf kleine Abweichungen, hier am Beispiel unserer Domain:
- mars-solution.de (ein Buchstabe fehlt)
- mars-soIutions.de (großes i statt kleinem L)
- marsgroup.de (Bindestrich fehlt)
- mars-solutions.de.example.com (die echte Domain steht nur vorne)
- mars-solutions-support.com (andere Endung, Zusatzwort)
Maßgeblich ist immer der Teil direkt hinter dem @ bis zum Ende. Bei uns muss er exakt mars-solutions.de oder mars-group.de lauten.
Auch eine korrekte Adresse ist kein vollständiger Beweis, denn in seltenen Fällen lässt sie sich ebenfalls fälschen. Wirkt eine Mail trotz richtiger Adresse ungewöhnlich, fragen Sie beim Absender kurz telefonisch nach.
3
Links prüfen, ohne zu klicken
Fahren Sie mit der Maus über einen Link, ohne zu klicken. Unten links im Fenster oder in einem kleinen Feld sehen Sie dann das echte Linkziel. Passt es nicht zum angeblichen Absender, klicken Sie nicht. Das BSI rät außerdem, bekannte Adressen lieber selbst in den Browser einzugeben, statt einem Link aus einer Mail zu folgen.
4
Auf Druck und ungewöhnliche Bitten achten
Typisch für Phishing sind Sätze wie „Ihr Konto wird heute gesperrt“ oder „Bitte sofort bestätigen“. Seriöse Absender fordern Sie nie per Mail auf, ein Kennwort einzugeben, eine Rechnung an eine neue Bankverbindung zu zahlen oder unerwartete Anhänge zu öffnen. Das gilt auch für mars solutions.
5
Die Antwortadresse prüfen
Klicken Sie auf „Antworten“, ohne die Mail abzuschicken. Steht im Feld „An“ plötzlich eine fremde Adresse, ist die Mail gefälscht.
Wichtig für IT-Admins
Wer eine verdächtige Mail genauer prüfen will, wirft einen Blick in den Nachrichtenkopf. Die Felder Return-Path und Reply-To zeigen, wohin Rückläufer und Antworten tatsächlich gehen. Der Eintrag Authentication-Results zeigt, ob die Prüfungen SPF, DKIM und DMARC bestanden wurden.
So gehen Sie bei Phishing-Verdacht vor
1
Fragen Sie beim Absender nach.
Nutzen Sie dafür einen Weg, den Sie bereits kennen, nicht eine Nummer aus der verdächtigen Mail. mars solutions erreichen Sie unter +49 7161 65492-50.
2
Melden Sie die Mail Ihrer IT.
Kunden von mars solutions leiten sie an helpdesk@mars-solutions.de weiter. Wir prüfen sie.
3
Löschen Sie die Mail danach.
Sie muss nicht in Ihrem Postfach bleiben.
Wichtiger Hinweis
Haben Sie bereits auf einen Link geklickt oder Daten eingegeben? Dann informieren Sie sofort Ihre IT. Kunden von mars solutions erreichen unsere IT-Notfall-Hotline unter +49 7161 654926-112. Je früher reagiert wird, desto geringer ist der Schaden.
Phishing-Schutz durch Technik und Schulung
Das Erkennen von Phishing-Mails bleibt Aufgabe jedes einzelnen Empfängers. Drei Maßnahmen senken jedoch die Zahl gefälschter Mails im Postfach und das Risiko, dass jemand darauf hereinfällt.
Mailfilter mit Phishing-Erkennung
Ein vorgeschalteter Filter prüft eingehende Mails auf bekannte Betrugsmuster, gefälschte Absender und schädliche Links oder Anhänge. Ein großer Teil der Phishing-Mails wird so abgefangen, bevor ein Mitarbeiter sie sieht.
Hintergründe dazu stehen in unserem Beitrag Phishing und Spam im Unternehmen.
Phishing-Simulationen für Mitarbeiter
Realistische, aber harmlose Test-Mails zeigen, wie aufmerksam die Belegschaft ist. Wer auf eine Testmail hereinfällt, erhält direkt eine kurze Schulung. Aufmerksame Mitarbeiter fangen so ab, was ein Filter durchlässt.
Mehr dazu im Beitrag Dein wichtigstes Sicherheits-Upgrade sitzt vor dem Bildschirm.
DMARC für die eigene Domain
Mit DMARC legen Sie fest, welche Server im Namen Ihrer Domain Mails versenden dürfen und was mit allen anderen passiert. Das erschwert es Betrügern, Ihre eigene Domain für gefälschte Mails an Kunden und Partner zu missbrauchen.
Die Grundlagen erklärt der Beitrag Mehr Sicherheit im E-Mail-Verkehr mit DMARC.
Bedeutung für Geschäftsführung und Entscheider
Gefälschte Mails im Namen bekannter Geschäftspartner wirken glaubwürdiger als allgemeiner Spam. Angreifer können dabei auch den Namen Ihres eigenen Unternehmens nutzen, um Ihre Kunden zu täuschen.
Das eigentliche Risiko sind die Folgen einer solchen Mail: abgegriffene Zugangsdaten zu Microsoft 365 oder anderen Diensten, eingeschleuste Schadsoftware oder Zahlungen auf ein fremdes Konto. Sind personenbezogene Daten betroffen, kommt die Meldepflicht nach DSGVO innerhalb von 72 Stunden hinzu.
Der Aufwand für die Vorbeugung ist gering. Eine kurze Information an alle Mitarbeiter, woran echte Absender zu erkennen sind, und die feste Regel, Zahlungsänderungen nie allein auf Grundlage einer Mail umzusetzen, schließen die häufigsten Einfallstore. Technische Maßnahmen wie Mailfilter und DMARC verringern zusätzlich, wie viele gefälschte Mails überhaupt ankommen.
FAQ zu Phishing-Mails
An der Absenderadresse. Sie muss auf die Domain des Absenders enden, bei mars solutions also auf @mars-solutions.de oder @mars-group.de. Der angezeigte Name allein sagt nichts aus, weil ihn jeder frei wählen kann.
Nur bedingt, denn in seltenen Fällen lässt sich auch eine korrekte Adresse fälschen. Wirkt eine Mail trotz richtiger Adresse ungewöhnlich, etwa wegen einer neuen Bankverbindung oder einer Kennwortabfrage, fragen Sie über einen bekannten Weg beim Absender nach.
Tippen Sie auf den Absendernamen. Erst dann zeigt die Mail-App die vollständige Adresse an. Lässt sie sich nicht anzeigen, behandeln Sie die Mail als verdächtig.
Informieren Sie sofort Ihre IT. Kunden von mars solutions erreichen unsere IT-Notfall-Hotline unter +49 7161 654926-112. Je früher reagiert wird, desto eher lassen sich betroffene Konten sperren und Schäden begrenzen.
Ja, den Namen kann jeder in eine Mail schreiben. Entscheidend ist die Absenderadresse: Echte Mails von uns kommen nur von @mars-solutions.de oder @mars-group.de. Kennwörter oder neue Bankdaten fordern wir nie per Mail an.
Fazit
Phishing-Mails setzen auf bekannte Namen und auf Zeitdruck. Wer Phishing-Mails erkennen will, prüft zuerst die Absenderadresse, denn der Anzeigename beweist nichts. Bei mars solutions sind nur @mars-solutions.de und @mars-group.de echt, bei jedem anderen Absender gilt dasselbe Prinzip mit seiner eigenen Domain. Im Zweifel hilft ein kurzer Anruf über einen bekannten Weg mehr als jeder Klick.
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